Come inviare file di grandi dimensioni online

Che cosa si intende per file di grandi dimensioni

Nella pratica quotidiana è grande qualsiasi file che non entra in un allegato email. La soglia non è quindi una cifra tonda, ma il limite imposto dai server di posta, che si aggira intorno ai 25 MB.

In questa categoria rientra buona parte del materiale con cui si lavora oggi.

• video in alta risoluzione, dove pochi minuti di girato pesano centinaia di megabyte
• fotografie scattate con una macchina fotografica professionale, soprattutto in formato RAW
• file grafici, PDF esecutivi per la stampa e file sorgente dei programmi di grafica
• tracce audio e progetti di montaggio
• disegni CAD, modelli tridimensionali e documentazione tecnica
• backup, set di dati e pacchetti di installazione

Superata quella soglia la domanda non è più se la posta elettronica basti, ma quale strada scegliere per far arrivare il materiale a destinazione.

Perché l'email non regge gli allegati pesanti

La posta elettronica è nata per messaggi brevi, non per spostare gigabyte di dati. I provider limitano perciò la dimensione degli allegati, di solito intorno ai 25 MB, e i server intermedi possono applicare soglie ancora più basse.

A questo si aggiunge un dettaglio tecnico spesso ignorato: prima della spedizione l'allegato viene convertito in formato testuale e cresce di circa un terzo. Un file che sulla carta rientrerebbe nel limite viene quindi respinto lo stesso.

Il risultato è un messaggio che torna indietro come non recapitabile, oppure un client di posta che propone spontaneamente di sostituire l'allegato con un collegamento. Questa seconda soluzione è esattamente il principio su cui si basano i servizi di trasferimento, che però non vincolano il materiale a una casella di posta specifica.

Quali strade si possono percorrere

I modi per far arrivare un file pesante al destinatario sono diversi e si distinguono soprattutto per il lavoro che richiedono a chi riceve.

Servizio di trasferimento file

Si caricano i file nel browser, il servizio genera un link per il download e il link si invia al destinatario. Non c'è nulla da installare e chi riceve non ha bisogno di un account: per una consegna singola è la strada più breve.

Archiviazione cloud

Adatta alla conservazione a lungo termine e al lavoro condiviso all'interno di un'azienda. Un destinatario esterno, però, deve in genere accedere con un account e a volte perfino richiedere l'autorizzazione: questo rallenta la consegna, quando non la blocca del tutto.

Server FTP

Soluzione collaudata per trasferimenti regolari e automatizzati. Richiede però credenziali di accesso, un programma dedicato sul lato di chi riceve e qualcuno che amministri il server.

Supporto fisico tramite corriere

Per archivi nell'ordine delle decine di terabyte spedire un disco può risultare più rapido di qualsiasi rete. Per le consegne ordinarie resta però una soluzione lenta e costosa.

Procedura: inviare un file di grandi dimensioni con MyAirBridge

L'intero procedimento si svolge nel browser e, per un trasferimento gratuito, non richiede la registrazione né del mittente né del destinatario.

1. Aprire il sito di MyAirBridge.
2. Trascinare nella finestra i file, oppure un'intera cartella.
3. Scegliere se generare un link per il download o inviare il trasferimento direttamente all'indirizzo email del destinatario.
4. Avviare il caricamento e attendere che si concluda.
5. Inviare il link al destinatario per email, in chat o con qualsiasi altro mezzo.
6. Il destinatario apre il link nel browser e scarica i file, senza registrazione e senza installare nulla.

Il trasferimento gratuito arriva fino a 20 GB, il numero di download non è limitato e il link resta valido tre giorni. Nei piani a pagamento la durata si imposta liberamente, compresa l'opzione in cui il link non scade mai.

Consigli pratici prima dell'invio

Qualche accortezza riduce sensibilmente il rischio che il caricamento si interrompa o che il materiale non arrivi.

• caricare con una connessione stabile: per i volumi importanti conviene il cavo invece del Wi-Fi
• riunire i gruppi di file piccoli in un unico archivio ZIP, così il destinatario scarica un solo elemento
• ricordare che la compressione aiuta solo con i formati non compressi: video e fotografie JPEG non si riducono in modo apprezzabile
• verificare che il link funzioni prima di inviarlo al cliente
• per il materiale riservato impostare una password e una scadenza breve
• avvisare il destinatario della dimensione del materiale, se dovrà scaricarlo da una connessione lenta

In MyAirBridge la protezione con password e la crittografia end-to-end sono disponibili dal piano Pro, mentre la scadenza personalizzabile è inclusa già dal piano Basic.

Sicurezza e ubicazione dei dati

Il trasferimento avviene su connessione cifrata, valutata A+ da SSL Labs, il punteggio più alto previsto dal test indipendente.

I dati sono conservati in un data center di Praga, nella Repubblica Ceca, quindi all'interno dell'Unione Europea e sotto la disciplina del GDPR. Nelle consegne aziendali questa informazione conta quanto la dimensione del trasferimento.

L'account si può inoltre proteggere con l'autenticazione a due fattori e il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita mostra che cosa è partito e che cosa è stato scaricato.

Domande frequenti

Che cosa si considera un file di grandi dimensioni?

In pratica qualsiasi file oltre i 25 MB circa, cioè oltre il limite abituale degli allegati email. Video, fotografie in piena risoluzione e file grafici superano quella soglia con estrema facilità.

Come si invia un file da 10 GB?

Caricandolo in un servizio di trasferimento e inviando il link per il download. MyAirBridge gestisce gratuitamente fino a 20 GB, 50 GB nel piano Basic, 250 GB nel piano Pro e senza limiti nel piano Enterprise.

Inviare file di grandi dimensioni è sicuro?

Sì, se si utilizza un servizio con connessione cifrata. Per il materiale riservato conviene aggiungere una password, una scadenza breve ed eventualmente la crittografia end-to-end.

Il destinatario deve installare qualcosa?

No. Scarica i file direttamente dal link nel browser e non ha bisogno neppure di un account.

Riepilogo

I file di grandi dimensioni si inviano online con un link per il download, non con un allegato. La posta elettronica si ferma intorno ai 25 MB, mentre un servizio di trasferimento lavora con i gigabyte e non chiede al destinatario né registrazione né installazioni. Con MyAirBridge si caricano i file nel browser, si genera il link e lo si invia: gratuitamente fino a 20 GB per trasferimento, con i dati conservati a Praga, all'interno dell'Unione Europea.