Nejlepší způsoby, jak poslat velké soubory
Velké soubory lze poslat několika cestami, které se liší v tom, kolik práce zbude na příjemci. Pro jednorázové doručení ven z firmy je nejjednodušší přenosová služba, pro průběžnou spolupráci cloudové úložiště a e-mail vystačí jen na drobné dokumenty do zhruba 25 MB.
Běžné způsoby a k čemu se hodí
Volba metody se v praxi řídí velikostí dat a tím, zda příjemce patří dovnitř organizace, nebo mimo ni.
E-mailová příloha
Vhodná jen pro malé soubory. Limit poskytovatelů se pohybuje kolem 25 MB a kvůli kódování příloh je praktická hranice ještě nižší.
Služba pro přenos souborů
Postavená přesně na doručování velkých objemů. Data nahrajete, vznikne odkaz a příjemce stahuje bez účtu a bez instalace. MyAirBridge k tomu přidává i úložiště, takže se dá kombinovat doručení s uchováním podkladů.
Cloudové úložiště
Silné v dlouhodobém ukládání, verzování a společné práci uvnitř firmy. U externích příjemců naráží na přihlašování a nastavování oprávnění.
FTP server
Osvědčené řešení pro pravidelné a automatizované přenosy. Vyžaduje přístupové údaje, vlastní program a správu serveru.
Fyzický disk kurýrem
U archivů v řádu desítek terabajtů může být rychlejší než internetové připojení. Pro běžné zásilky je pomalý a organizačně náročný.
Srovnání metod
| Metoda | Praktický limit | Příjemce potřebuje účet | Nejlepší pro |
|---|---|---|---|
| E-mailová příloha | Zhruba 25 MB | Ne | Drobné dokumenty |
| Přenosová služba | 20 GB zdarma, více v placených tarifech | Ne | Doručení velkých souborů |
| Cloudové úložiště | Celková kvóta, ne limit na přenos | Často ano | Průběžnou spolupráci |
| FTP server | Bez omezení velikosti | Ano, přístupové údaje | Automatizované a starší postupy |
| Fyzický disk kurýrem | Bez omezení velikosti | Ne | Mimořádně velké archivy |
Jak vybrat v praxi
- Zjistěte velikost dat. Cokoli nad zhruba 25 MB vyřazuje e-mailovou přílohu.
- Rozhodněte, zda je příjemce interní, nebo externí. Externí strana by neměla potřebovat účet.
- Určete, jak dlouho mají data zůstat dostupná.
- Posuďte, zda je obsah důvěrný a vyžaduje heslo nebo koncové šifrování.
- Zvolte nejjednodušší metodu, která splní všechny čtyři body.
V naprosté většině případů vyjde z tohoto postupu přenosová služba. Cloudové úložiště se prosadí tam, kde se stejnými daty pracuje víc lidí opakovaně, a FTP tam, kde přenosy běží automatizovaně bez lidského zásahu.
Řada týmů obě cesty kombinuje: interní rozpracovaná data drží v synchronizovaném úložišti a hotové materiály posílá ven přenosovou službou. Doručení a spolupráce jsou totiž dvě různé úlohy a nástroj postavený na jednu z nich zvládá druhou jen s obtížemi.
Proč přenosové služby obvykle vyhrávají
- na žádné straně se nic neinstaluje
- příjemce nepotřebuje účet ani přihlášení
- velikosti se počítají v gigabajtech, ne v megabajtech
- v placených tarifech lze řídit dobu platnosti odkazu i přístup heslem
- původní soubor dorazí beze změny, bez opětovné komprese
MyAirBridge odešle zdarma až 20 GB v jednom přenosu, v tarifu Basic 50 GB, v tarifu Pro 250 GB a v tarifu Enterprise bez omezení velikosti. Počet stažení není omezen v žádném z nich.
Nejčastější chyby při odesílání
- snaha protlačit soubor e-mailem i po několika neúspěšných pokusech, místo aby se rovnou poslal odkazem
- sdílení z firemního cloudu externímu příjemci, který následně narazí na výzvu k přihlášení
- dělení souboru na části, kdy jedna chybějící část znehodnotí celek
- komprese už komprimovaných formátů, tedy videa, fotografií JPEG a zvuku, kde se velikost prakticky nezmění
- příliš krátká doba platnosti odkazu u příjemce, který reaguje s několikadenním zpožděním
- odeslání důvěrného materiálu bez hesla do skupinové konverzace, odkud se odkaz šíří dál
Většina těchto situací má stejnou příčinu: použije se nástroj, který na daný typ doručení nebyl navržen. Volba metody podle čtyř kritérií uvedených výše jim spolehlivě předchází.
Bezpečnost a umístění dat
U firemních zásilek nejde jen o velikost. Podstatné bývá i to, kudy data putují a kde leží.
MyAirBridge používá šifrované spojení s hodnocením A+ od SSL Labs a ukládá data v datovém centru v Praze, tedy v České republice, v rámci Evropské unie a pod GDPR.
Od tarifu Pro lze přenos chránit heslem a zapnout koncové šifrování. Nezávisle na tarifu pak lze účet zabezpečit dvoufaktorovým ověřením a v přehledu příchozích i odchozích přenosů sledovat, co si kdo stáhl.
Časté otázky
Jaký způsob je obvykle nejrychlejší?
Přenosová služba. Nic se neinstaluje, příjemce nepotřebuje účet a data se posílají v gigabajtech.
Kdy se vyplatí cloudové úložiště?
Pro dlouhodobé ukládání, verzování a průběžnou spolupráci, spíš než pro jednorázové doručení externímu příjemci.
Jak velký soubor lze poslat bez placení?
V MyAirBridge až 20 GB v jednom přenosu, bez registrace a s neomezeným počtem stažení.
Pomůže velký soubor zkomprimovat?
Jen pokud je těsně nad limitem nebo jde o nekomprimovaná data. Video, fotografie JPEG a zvuk se komprimovat prakticky nedají.
Shrnutí
Nejvhodnější způsob odeslání velkých souborů závisí na velikosti dat, na tom, zda je příjemce externí, jak dlouho mají data zůstat dostupná a zda jsou důvěrná. Ve většině případů vychází nejjednodušeji přenosová služba, cloudové úložiště se hodí spíš na průběžnou spolupráci a e-mail na drobné dokumenty.