Seguridad al compartir archivos
Compartir archivos de forma segura se apoya en varias capas: una conexión cifrada durante el envío, el cifrado opcional de los propios archivos, un enlace de descarga protegido y el control de acceso mediante contraseña y caducidad.
Conexión cifrada
El cifrado transforma los datos en un formato que nadie sin autorización puede interpretar. La capa básica es la conexión segura entre el dispositivo del usuario y los servidores del servicio, que protege la información mientras viaja, que es el momento en el que resulta más vulnerable.
La calidad de esa conexión se puede verificar de forma independiente. MyAirBridge obtiene la calificación A+ de SSL Labs, la más alta de ese análisis.
Esta capa funciona siempre y sin necesidad de configurar nada, pero protege únicamente el transporte, no los datos una vez almacenados.
Cifrado de los propios archivos
Por encima de la conexión segura, MyAirBridge puede cifrar los archivos de extremo a extremo. En ese caso, el contenido no lo puede leer nadie salvo el remitente y el destinatario, ni siquiera el operador del servicio.
El cifrado de extremo a extremo está disponible desde el plan Pro y tiene sentido con material cuya filtración supondría un riesgo real: productos sin anunciar, documentación contractual, datos médicos o información del personal.
Enlace de descarga protegido
Compartir mediante un enlace es sencillo precisamente porque el destinatario no necesita cuenta ni instalar nada. El acceso lo tiene quien conoce el enlace, y ahí está también su principal punto débil.
Por eso el enlace se puede complementar con una contraseña. Sin ella no puede descargar los datos ni siquiera quien llegue hasta el enlace por otra vía, por ejemplo a través de un reenvío en una conversación de grupo. La protección con contraseña está disponible desde el plan Pro.
La segunda opción es enviar la transferencia directamente a direcciones de correo concretas, en lugar de dejar que el enlace circule libremente.
Control de acceso y caducidad
El control de acceso garantiza que solo accedan a los archivos quienes deben hacerlo. Se apoya en varias herramientas que se pueden combinar entre sí.
- contraseña en la transferencia o en la carpeta compartida
- caducidad, tras la cual el enlace deja de funcionar
- permisos de solo lectura o también de escritura
- autenticación de dos factores en la cuenta del remitente
- registro de transferencias entrantes y salientes
Las transferencias gratuitas caducan automáticamente a los tres días. Desde el plan Basic la duración se configura, incluida la opción de que el enlace no caduque nunca. Con material confidencial, una caducidad corta es una de las protecciones más eficaces, porque el riesgo desaparece por sí solo con el paso del tiempo.
La autenticación de dos factores y el registro de transferencias son funciones normales de la cuenta y no dependen de un plan concreto.
Dónde están los datos
Las medidas técnicas resuelven solo una parte de la cuestión. La otra es el régimen jurídico al que están sometidos los datos, y eso depende de su ubicación física.
MyAirBridge almacena los datos en un centro de datos de Praga. Permanecen, por tanto, en la República Checa, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD. En el plan Enterprise el almacenamiento es además geográficamente redundante, es decir, los datos residen en más de una ubicación física.
Para empresas e instituciones públicas esto suele ser un requisito de una política interna o de un pliego de contratación, más que una preferencia técnica. A la pregunta de dónde están físicamente los datos se puede responder con un país concreto de la Unión Europea, y no con una región genérica de una nube global.
Errores más frecuentes
La mayoría de los problemas no surgen porque alguien rompa el cifrado, sino por descuidos habituales al compartir.
- enviar el enlace y la contraseña en el mismo mensaje, con lo que la contraseña no aporta nada
- publicar el enlace en una conversación de grupo desde la que se reenvía
- compartir sin caducidad material que solo debía estar disponible poco tiempo
- conceder permiso de escritura a todo el mundo aunque el contenido lo edite una sola persona
- dejar carpetas compartidas activas después de terminar la colaboración
Todos estos fallos tienen algo en común: se resuelven con la configuración, no con la tecnología. Por eso, con los envíos confidenciales conviene seguir siempre el mismo procedimiento breve.
Procedimiento recomendado para material confidencial
- Decida si el destinatario necesita todo el material o solo una parte.
- Proteja la transferencia con contraseña y comuníquela por un canal distinto al del enlace.
- Active el cifrado de extremo a extremo en contenido sensible, disponible desde el plan Pro.
- Ajuste la caducidad al tiempo que el destinatario realmente necesita los datos.
- Envíe la transferencia a direcciones concretas en lugar de a una conversación de grupo.
- Proteja su cuenta con autenticación de dos factores.
La seguridad de un envío concreto no depende solo del servicio elegido, sino también de cuáles de sus herramientas se activan de verdad.
Preguntas frecuentes
¿Cómo mejora el cifrado la seguridad de una transferencia?
Protege los datos durante el trayecto y los hace ilegibles para quien no está autorizado. El cifrado de extremo a extremo garantiza además que el contenido no lo lea nadie salvo el remitente y el destinatario.
¿Se puede limitar el acceso a los archivos compartidos?
Sí. El acceso se limita con contraseña, con la caducidad del enlace, con los permisos de la carpeta compartida y enviando la transferencia a direcciones de correo concretas.
¿Puede descargar el archivo cualquiera que tenga el enlace?
Sí, si el enlace no está protegido con contraseña ni tiene caducidad. Para eso existen precisamente esas herramientas, y con material confidencial conviene activarlas.
¿Dónde se guardan los datos compartidos?
En un centro de datos de Praga, es decir, en la República Checa, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD.
Resumen
Compartir archivos de forma segura se apoya en una conexión cifrada con calificación A+ de SSL Labs, en el cifrado opcional de extremo a extremo, en un enlace de descarga protegido y en el control de acceso mediante contraseña, caducidad y permisos. Los datos de MyAirBridge están en Praga, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD.